仕事の取引先の人と会う時のマナー

会社の新人研修で教えてもらうことが多いですが、その機会がなかったら、こちらを参考にして社会人としてのマナーを身につけてください。

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初対面のアポイントはメールでなく電話でとる

初めてアポイントを取るときは、
メールではなく電話をかけましょう。

電話の方が、丁寧な印象になります。

電話をするときは、
その会社のホームページを開いておくと、
話がしやすいのでオススメです。

いちど電話をしたら、
「これからはメールでご連絡してもよろしいでしょうか」
と相手に確認をしてからメールにしても構いません。

また何度も電話をすると、
相手の仕事の邪魔になることもあります。

さらに、訪問の前日には、
確認のメールをしておくと安心ですね。

訪問先の受付には早すぎず遅すぎず5分前に到着

訪問先の受付には、
5分ほど前に到着して連絡してください。

遅刻はもってのほかですが、
早すぎても相手に迷惑です。

初めての訪問先なら、
最寄り駅に30分前に着いて会社の場所を確認し
、近くのカフェなどで待機しても良いでしょう。

心に余裕もできるのでオススメです。

上着を着ているときは、受付に声をかける前に脱ぎましょう。

打ち合わせスペースまでのコミュニケーションも大切に

打ち合わせスペースまで案内してくれる人と、
無言なのは気まずいものですよね。

「駅から近くて便利ですね」
「最新設備の建物ですね」など、
立地、ビルの事などを話題にしましょう。

また、廊下ですれ違った人には社内社外にかかわらず、
挨拶すると好印象です。

打ち合わせスペースでこんな時どうする?

【椅子に座るタイミング】
訪問では、自分が目下の立場になるので、
相手が入ってくるまで立って待つことがお勧めです。

ただし、お茶が出され、
再度着席を促されたら、
「それでは失礼します」
と下座に座ります。

【カバンを置く場所】
昔の近くの床に置きます。

空いている椅子に置くのは失礼になるので避けて下さい。

先方に、「どうぞこちらに」と言われたら、
鞄の底をさっとハンカチで拭く気配りができるといいですね。

【お茶はいつ飲むの?】
打ち合わせが始まり、
相手に勧められたり、
相手が口をつけてから、
お茶を飲むのが基本です。

【待たされたら・・・】
資料、筆記用具などを
テーブルの上に出しておいてもいいですが、
資料を相手の席に置くのは早すぎるのでよくありません。

窓からの景色が良ければ観察してみて、
その後の話題にすると話が弾みます。

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名刺交換は仕事の基本。丁寧に行うと好印象

相手が部屋に入って言ったら
「今日はお忙しいところありがとうございます」
とお礼を言ってから、
名刺交換をします。

名刺を丁寧に受け渡して名前を覚えてもらうのは、
最初の訪問では大切なことです。

事前に、名刺の枚数(20枚ほど用意)、
汚れがないかの確認をしておいてください。

目下からの名刺交換の順番

【1:相手と向き合う】
名刺交換は必ず立って行います。

机がある場合は、
回り込んで相手の前に立ちます。

このとき、名刺入れは手に持っています。

【2:自己紹介をして名刺を差し出す】
名刺を名刺入れの上に置き、
両手でもって自己紹介をします。

次に左手に名刺入れ、
右手に名刺を持ち、
相手が読める方向で
「よろしくお願いいたします」
と言って相手の名刺入れの上に置きます。

【3:名刺を交換する】
先に名刺を渡すことで両手が空くため、
相手から名刺を差し出されたら、
「頂戴いたします」
と言って名刺入れの上で、
両手で受け取ります。

交換者が複数いる場合、
先に上司同士が交換し、
順に目下の者も交換をします。

前の人と交換した名刺は
名刺入れの下に持ちます。

【4:名刺はテーブルに置く】
席に着いたら、
もらった名刺はテーブルの上に置きます。

複数人と交換した場合、
顔と名前がすぐには一致しないので、
席順におくのも手です。

最上位者の名刺は名刺入れの上に乗せます。

接待する時に気を付けたいこと

まずは、接待の目的を上司に確認しましょう。

その目的と相手の好みがあった店を
選ぶことが大切です。

日ごろから、
相手とコミニュケーションをとって
好みの飲食店などを
さりげなくリサーチしておくと良いですね。

高級すぎる店は恐縮されるので、
相手がくつろげるちょうど良い店を
セレクトしましょう。

まとめ

社外の人と会う時は、社内の人とは違う気遣いが必要です。

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